本人通知制度とは
市町村の窓口で交付される住民票等を本人以外の第三者に交付した場合に、事前に登録された方に対して、交付した事実を郵送でお知らせする制度です。この制度は、住民票の写し等の不正取得による個人の権利の侵害防止を図ることを目的としています。
※この制度の利用は希望者に限るため、事前に登録が必要となります。
※住民票の写しや戸籍謄本等は、本人以外の第三者であっても、法律に基づき正当な理由のある第三者（法定代理人を含む）であれば取得可能です。
この制度は、第三者からの請求を拒否できる制度ではありません。
通知の内容
登録した方の証明書を第三者（代理人を含む）に交付した場合、「住民票の写し等交付通知書」を登録者の住所へ郵送します。
通知書でお知らせする内容は、次のとおりです。
- 証明書の交付年月日
- 交付した証明書の種別
- 交付した証明書の通数
- 請求者の種別（代理人または第三者の別）
※請求者の氏名や住所等の個人情報は通知されません。
※通知のあった交付請求について、個人情報の保護に関する法律の規定に基づき、交付請求書の開示請求を行うことができます。ただし、開示される内容は個人情報の保護に関する規定の範囲内となり、法人の名称や特定事務受任者の氏名等以外の第三者に関する個人情報については非開示となる場合がありますので、あらかじめご了承ください。
通知の対象となる証明書
- 住民票の写し（本籍を記載したものに限る）
- 住民票の記載事項証明書（本籍を記載したものに限る）
- 戸籍（除籍）附票の写し
- 戸籍（除籍）謄本または抄本
-
戸籍（除籍）全部または個人事項証明
通知の対象とならない請求
- 同じ世帯の方からの住民票の写しの請求（記載事項証明を含む）
- 同じ戸籍に記載されている方、またはその配偶者、直径の尊属、卑属からの戸籍（除籍）謄本等の請求
- 国や地方公共団体等からの公用請求
- 弁護士、司法書士等の特定事務委任者からの裁判、訴訟手続きなどのための請求（ただし、裁判等が伴わない相続調査のなどの職務上請求を除く）
- 債権者等からの請求
登録手続きについて
本人が窓口で直接申請してください。
※マイナンバーカード、運転免許証などの顔写真が貼付された本人確認書類が必要となります。
※代理人による申請の場合は、委任状または法定代理人であることが確認できる書類が必要です。
登録できる方
高萩市の住民基本台帳に記録されている方（除かれた方を含む）
高萩市の戸籍に記録されている方（除籍、原戸籍がある方を含む）
登録期間・変更・廃止
登録期間は3年間です。
更新を希望される場合は、満了日の1ヶ月前から満了の日までの間に、更新の申請が必要となります。
住所や氏名等、登録した内容に変更が生じた場合は、届出が必要です。
登録を中止する場合は、廃止の手続きが必要です。
登録の抹消
登録者が次に該当した場合、登録は抹消となります。
- 登録者が登録内容の変更（住所変更等）の届出を行わなかったことにより、通知書が返戻された場合
- 登録者が死亡し、または失踪の宣告を受けた場合
- 登録者が国外に転出した場合
- 登録者が住民票から職権により消除された場合
受付場所・時間
高萩市役所1階 市民課
月曜から金曜（祝日、年末年始は除く）
午前8時30分から午後5時15分まで
※日曜開庁日には取り扱いできませんのでご注意ください。
郵送での受付
市外に居住している場合、または病気その他やむを得ない理由により申請書を直接提出できない場合は、郵送での申請も可能です。
次の1と2（代理人または法定代理人の場合は3または4も必要）を同封のうえ、市民課まで郵送してください。
- 本人通知制度登録（登録更新）申請書（様式第1号）
本人通知制度登録（登録更新）申請書（様式第1号） - 本人確認書類（マイナンバーカード、運転免許証、パスポート等、顔写真が貼付された公的身分証明書）のコピー
（代理人または法定代理人の場合） - 任意代理人が申込みする場合は、上記1と2に加えて、委任状および任意代理人の本人確認書類のコピー
- 法定代理人が申込みする場合は、上記1と2に加えて、戸籍謄本等の法定代理人である資格を証明する書類および法定代理人の本人確認書類のコピー
【送付先】〒318-8511 高萩市本町1-100-1 高萩市役所 市民課 あて
